La présente Politique de confidentialité, traitant de la protection des renseignements personnels, a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par formulaires, par courriel, en personne, par téléphone ou lors d’un événement), vous autorisez la Maison citoyenne des familles de Shawinigan (MCFS) à traiter vos renseignements personnels conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité.
1- QUI SOMMES-NOUS ET QUE FAISONS-NOUS ?
À la MCFS, le bien-être de chacun des membres de la famille est au cœur de nos actions. Nous créons des espaces humains et diversifiés où l’apprentissage et l’épanouissement sont à la portée de tous. Notre équipe est composée d’une quinzaine d’employés qui détiennent une expertise unique dans leur domaine, que ce soit avec les tout-petits, les jeunes, les adultes ou les aînés. Nous offrons une multitude d’activités et de services différents pour le mieux-être des familles shawiniganaises.
2- QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ?
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, notamment :
- Des informations personnelles, telles que prénom, nom, adresse, adresse électronique, date de naissance, numéro de téléphone, noms et coordonnées d’autres intervenants œuvrant auprès de la personne, etc.;
- Des fichiers numériques tels que des photos et du contenu vidéo ou audio. Il est à noter que les photos de groupe de plus de 12 personnes (adultes et/ou enfants) prises lors d’activités chapeautées par la MCFS sont considérées comme publiques par l’organisme. De fait, ces dernières pourraient être exposées sur nos médias sociaux ou notre site internet, dans un journal, un article ou tout autre support permettant la promotion des activités de la Maison citoyenne des familles de Shawinigan. Si vous apparaissez sur une de ces photos et souhaitez son retrait, veuillez communiquer avec la personne responsable de la présente politique. Ses coordonnées se trouvent au point # 9;
- Des renseignements utiles à l’évaluation de nos activités et services tels que des témoignages, des commentaires et des réponses à des sondages;
- Des renseignements sur l’utilisation du site Web et des réseaux sociaux, tels que des informations concernant les visites sur nos sites, les interactions avec nos publicités et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
- Des renseignements relatifs au recrutement tels qu’un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité, les expériences professionnelles, l’implication sociale, les antécédents judiciaires et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel dans notre équipe, que ce soit à titre d’employé, de bénévole ou de membre du conseil d’administration;
- Des renseignements financiers nécessaires à des fins de paiement tels qu’une adresse de facturation, des coordonnées bancaires ou des données de paiement;
- Tout autre renseignement personnel nous permettant de fournir à nos bailleurs de fonds les informations demandées lors des redditions de compte. Ces données sont anonymisées avant d’être transmises à de tierces organisations;
- Le cas échéant, les informations requises à la complétion du formulaire d’autorisation de divulgation des renseignements personnels.
À noter que nous ne recueillons pas sciemment de renseignement auprès de personnes âgées de moins de 14 ans sans le consentement du parent ou du tuteur.
3- COMMENT COLLECTONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous collectons les renseignements personnels comme suit :
- Au cours des activités ou de la prestation de services;
- Lors de l’inscription à nos activités;
- Lors de l’inscription à titre de bénévole;
- Lors de l’adhésion en tant que membre de la MCFS;
- Lorsqu’ un don est fait à notre organisme.
Nous collectons également des informations accessibles au public, notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet.
4- AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
La Maison citoyenne des familles de Shawinigan est un organisme à but non lucratif dument incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance. Par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés uniquement par les membres du personnel pour qui l’information est pertinente afin d’assurer et/ou de soutenir une prestation de services de qualité.
Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment:
- Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. De fait, il est possible que nous ayons à divulguer des renseignements personnels si nous y sommes tenus en vertu de la loi ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire afin de respecter les lois applicables en réponse à une ordonnance d’un tribunal, à une assignation à témoigner, à un mandat de perquisition du gouvernement ou à toute autre situation où la loi l’exige;
- Des fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent les services de bases de données, de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, et autres. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou pourraient avoir à les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. Les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- Des intervenants (sociaux, communautaires, judiciaires) œuvrant au dossier de la personne recevant des services de la MCFS, à la suite de la présentation d’un formulaire d’autorisation de divulgation de renseignements personnels signé expressément par la personne concernée.
Nous utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et légitime applicable pour lequel ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal et légitime.
La Maison citoyennes des familles de Shawinigan utilise les services de sites tiers, comme Google, Facebook, Youtube, etc. pour promouvoir ses services et activités. Lorsque vous visitez notre site Internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site Internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêts. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez; vous en avez le plein contrôle. Nous vous recommandons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications désirées.
5- PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous ne conserverons les renseignements personnels recueillis que pour la durée pendant laquelle ces derniers sont requis afin de nous conformer à nos obligations légales et règlementaires. À la suite de cette période, des informations préalablement anonymisées pourraient être conservées à des fins statistiques et d’évaluation de la progression des activités de l’organisme.
6- OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET COMMENT GÉRONS-NOUS LES TRANSFERTS HORS QUÉBEC ?
Les données de l’organisme, incluant les informations personnelles de toutes personnes fréquentant l’organisme à titre d’employé, de participant, de bénévole ou autre, ainsi que les courriels, sont enregistrées sur notre infonuagique hébergé par SharePoint dont les serveurs sont situés aux États-Unis. La politique de confidentialité de SharePoint répond aux normes prescrites par la loi.
Notre site Internet, quant à lui, est hébergé par GoDaddy. Bien que la politique de confidentialité de GoDaddy soit indépendante de la nôtre, elle répond à nos exigences en matière de confidentialité.
Nous utilisons également diverses plateformes telles que Facebook, YouTube, Acomba, etc., dont nombre de serveurs sont à l’extérieur du Québec. Leurs politiques de confidentialité respectives répondent aux normes prescrites par la loi.
Pour plus d’informations au sujet des politiques de confidentialité de ces plateformes et entreprises, nous vous invitons à vous référer à leurs sites internet pour prendre connaissance de leurs politiques de confidentialité respectives.
7- COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous nous conformons aux normes établies afin de protéger les renseignements qui nous sont confiés, tant au moment de leur réception que de leur conservation et de leur transmission, s’il y a lieu. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.
Cependant, sachant qu’aucune méthode de transmission de données par Internet ou qu’aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %, nous ne pouvons pas garantir à 100% la sécurité des renseignements que vous nous confiez. Vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que ces renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées plus bas. S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais. À la suite de tout incident, nous prendrons les mesures qui s’imposent pour diminuer les risques qu’un préjudice ne soit causé et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent.
8- COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS ET LES TECHNOLOGIES SIMILAIRES ?
Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez vous reporter à notre Politique sur les témoins (« cookies »), laquelle fait partie de la présente Politique de confidentialité.
9- PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
MAISON CITOYENNE DES FAMILLES DE SHAWINIGAN
Christine Naud, directrice
383, rue Frigon
Shawinigan (Québec)
G9N 3X4
819 539-9464, poste 1003
[email protected]
10 – COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ?
Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web, de nos médias sociaux et de notre façon d’utiliser les témoins sans préavis. Par conséquent, notre Politique de confidentialité et notre Politique sur les témoins pourraient être mises à jour de temps à autre. Nous vous encourageons à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web ou nos plateformes sur les médias sociaux afin de demeurer informés de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
Dernière mise à jour de la présente politique, le 12 décembre 2023.